Bitácora Gerencial - Parte B
Administrar es una de las actividades humanas más importantes. Desde que las personas empezaron a conformar grupos para lograr metas que no podían cumplir como individuos, la administración ha sido esencial para asegurar la coordinación de los esfuerzos individuales.
Dentro de una organización, la administración es un proceso que consiste en la planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización, utilizando los recursos disponibles de la misma para alcanzar las metas establecidas.
Dentro de una organización, el administrador puede desempeñar distintos roles, algunas de las cuales pueden ser:
figura 1. Roles del administrador.
Niveles de la Administración y las Habilidades Directivas según el nivel que se ocupa en la Administración.
Administradores de alto nivel → ALTA DIRECCIÓN
Administradores de nivel intermedio → MANDOS MEDIOS
Supervisores de primera línea → SUPERVISORES
Se puede notar que las habilidades humanas son requeridas en igual proporción en todos los niveles de administración, mientras que las habilidades técnicas son más valiosas en el nivel de supervisión y las habilidades conceptuales y de diseño de soluciones son más necesarias en el nivel de la alta dirección.
LAS ORGANIZACIONES
Las organizaciones son estructuras administrativas y sistemas administrativos creadas para lograr metas u objetivos por medio de los organismos humanos o de la gestión del talento humano y de otro tipo. Están compuestas por sistemas de interrelaciones que cumplen funciones especializadas. También es un convenio sistemático entre personas para lograr algún propósito específico.
Organizaciones Según Sus Fines.- Es decir, según el principal motivo que tienen para realizar sus actividades. Estas se dividen en:
Organizaciones con fines de lucro: Llamadas empresas, tienen como uno de sus principales fines (si no es el único) generar una determinada ganancia o utilidad para su(s) propietario(s) y/o accionistas.
Organizaciones sin fines de lucro: Se caracterizan por tener como fin cumplir un determinado rol o función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello.
Organizaciones Según su Formalidad.- Dicho en otras palabras, según tengan o noestructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:
Organizaciones Formales: Este tipo de organizaciones se caracteriza por tener estructuras y sistemas oficiales y definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. El uso de tales mecanismos hace posible definir de manera explícita dónde y cómo se separan personas y actividades y cómo se reunen de nuevo [2].
Organizaciones Informales: Este tipo de organizaciones consiste en medios no oficialespero que influyen en la comunicación, la toma de decisiones y el control que son parte de la forma habitual de hacer las cosas en una organización.
Organizaciones Según su Grado de Centralización.- Es decir, según la medida en que la autoridad se delega. Se dividen en:
Organizaciones Centralizadas: En una organización centralizada, la autoridad se concentra en la parte superior y es poca la autoridad, en la toma de decisiones, que se delega en los niveles inferiores [3].
Están centralizadas muchas dependencias gubernamentales, como los ejércitos, el servicio postal y el misterio de hacienda .
Organizaciones Descentralizadas: En una organización descentralizada, la autoridad de toma de decisiones se delega en la cadena de mando hasta donde sea posible. La descentralización es característica de organizaciones que funcionan en ambientes complejos e impredecibles [3]. Las empresas que enfrentan competencia intensa suelen descentralizar para mejorar la capacidad de respuesta y creatividad.
ENFOQUE SISTÉMICO DE LAS ORGANIZACIONES
EL ENFOQUE DE SISTEMAS Y LA TEORIA DE LA ORGANIZACION
Chester Barnard fue uno de los primeros escritores que en la administración utilizó el enfoque de sistemas. Hebert Simon y sus colaboradores consideraban la organización como un sistema complejo de procesos de toma de decisiones. Simon ha avanzado en la búsqueda de un nuevo conocimiento disciplinario. El enfoque de sistemas ha sido promovido por muchos otros escritores en la ciencia de la administración. Churchman figuró entre los primeros en destacar esta posición. El enfoque de sistemas ha sido adoptado y utilizado ampliamente en la Administración. Al principio, los modelos que se empleaban eran cerrados. Más recientemente, técnicas como el análisis de decisiones han adoptado un enfoque de sistemas abiertos.
El sociólogo George Homans utiliza los conceptos de sistemas como la base para su investigación científica en grupos sociales. Desde su punto de vista, una organización está formada por un sistema ambiental externo y un sistema interno de relaciones que son interdependientes. Hay tres elementos en un sistema social: las actividades, son las tareas que la gente desempeña; las interacciones, ocurren entre las personas en el desempeño de dichas tareas, y los sentimientos, que desarrollan entre las personas. Estos elementos se refuerzan mutuamente, es decir, las actividades conjuntas conducen a interacciones y sentimientos.
EL ENFOQUE DE CONTINGENCIAS DE LAS ORGANIZACIONES
Los conceptos de sistema nos proveen un modelo amplio para entender a todas las organizaciones. La contingencia reconoce que el entorno y los subsistemas internos de cada organización son únicos y proveen las bases para diseñar y administrar organizaciones específicas. Contingencia representa el punto de vista medio entre:
a. El concepto de que los principios de organización y de administración son universales.
b. El concepto de que cada organización es única y que cada situación debe ser analizada separadamente.
Características de la organización mecánico-estable
1. El entorno es relativamente estable y predecible.
2. Las metas están bien definidas.
3. La tecnología es relativamente uniforme y estable.
4. Existen actividades rutinarias y la productividad es el mayor objetivo
5. La toma de decisiones es programable. La coordinación y los procesos de control tienden a mantener una estructura fija.
Características de la organización orgánico-adaptativa
1. El entorno es relativamente cierto y turbulento.
2. Las metas son diversas y cambiantes.
3. La tecnología es compleja y dinámica.
4. Existen muchas actividades no rutinarias en las cuales creatividad e innovación son importantes.
5. El proceso de toma de decisiones es heurístico. La coordinación y el control ocurren a través de juicios recíprocos. El sistema es menos jerarquizado y más flexible.
La contingencia reconoce similitudes y diferencias entre organizaciones pero mantiene énfasis en que el papel primario gerencial es el de buscar congruencia entre sus subsistemas.
Los conceptos de sistemas de contingencias no nos proveen principios generales para administrar a todas las organizaciones, pero sí pueden proveer importantes lineamientos para un diagnóstico organizacional y acciones generales en una situación específica.
ROL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LAS ORGANIZACIONES.
Los IS han sufrido un cambio de rol, han pasado de brindar apoyo empresarial a permitir la transformación de la empresa.
Existen dos visiones divididas acerca de el rol de los IS, algunos le atribuyen una función estratégica y critica, mientras que otros piensan que su función es el apoyo para la eficiencia.
La siguiente tabla muestra las relaciones entre IS y usuarios, y su evolución.
Tabla 1.
Una forma de categorizar o denominar los recursos de IS es centrarse en la relación entre los sistemas de información y los usuarios:
• Modelo de servicio: formaliza la interacción entre los IS y los usuarios como una obligación de servicio,
• Modelo de participación: separa las líneas funcionales del modelo de servicio para desarrollar una estrecha correspondencia entre los IS y los usuarios empresariales.
• Modelo de vendedor: los IS buscan comercializarse a sí mismos y vender sus servicios al grupo de usuarios. Las empresas que se sienten atraídas por este modelo son aquellas que se interesan en el valor que aportan los IS a los negocios.
• Modelo de expansión un modelo en el cual los IS crean una arquitectura flexible que sustentara los sistemas comunes para dar cabida a una serie de aspectos de IS relacionados con los usuarios.
• Modelo de ventaja estratégica; la identificación entre los IS y los usuarios es tan estrecha que los productos competitivos se desarrollan en forma conjunta.rte de aspectos de IS relacionados con los usuarios. Ideal para empresas grandes y en crecimiento.
Entre los roles de IS que tienen que estructurarse en forma diferenciada, se encuentran el management y la provisión de:
• Infraestructura de IS (operación y administración): implica que los servicios centrales de la empresa tienen que brindarse en una forma efectiva y confiable para asegurar su calidad. Es importante planificación de la capacidad, seguridad, control de acceso y detección de errores.
• Investigación y desarrollo a largo plazo: las directivas a largo plazo tienen que estar separadas de las preocupaciones actuales. Las decisiones con respecto a las políticas de los sistemas de información solo estarán dentro de la órbita de los IS. La Investigación y el desarrollo de nuevas tecnologías deberán permitir que la función asesora de los IS sea realista e innovadora en lo que hace a apreciar el potencial del negocio.
• Facilitar la informática a nivel de usuario final; es la función de apoyo de los IS para con el usuario. Es la función 'asesora' de los IS.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
- Chiavenato, I. Administración de recursos humanos: El capital humano de las organizaciones / Idalberto Chiavenato (9a ed.--.). México D.F., México: McGraw - Hill. 2011
- KOONTZ, Harold y WEIHRICH, Heinz. "Administración - Una perspectiva global". Editorial McGraw Hill. 11° edición. 1999.
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